PRÉALABLE
Travailler avec Outlook 2010
OBJECTIFS
- Mieux gérer leur temps, leurs tâches, les priorités, les projets et un volume élevé de courriels
- Mieux gérer une charge de travail élevée, les imprévus, les urgences, les exigences des clients et une plus grande rapidité d’exécution
- Utiliser le potentiel de d’un outil collaboratif Outlook (Microsoft)
- Mieux équilibrer leur temps professionnel et personnel, réduire le niveau de stress et être plus détendu
CONTENU
Cette formation est pertinente pour toute personne qui désire transformer Outlook en un outil performant qui permettra d’améliorer son rendement. De plus, les superviseurs et gestionnaires pourront avec cette formation offrir aux membres de leurs équipes des moyens pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
Bien comprendre la notion de gestion de temps.
- Navigation dans Outlook
- Barre d’outils rapides
- Options et Options avancées d’Outlook
- Connaître les options d’archivage, d’importation et d’exportation des données Outlook
- Connaître les bonnes pratiques de gestion des dossiers : Courrier, Calendrier, Tâches, Contacts, Groupe de contact et plublipostage
- Calendrier : réserver des plages horaires et choisir le bon état : disponible, provisoire, occupé(e), absent(e) du bureau
- Créer des groupes de calendrier
- Partager son calendrier avec les autres
- Créer des catégories et des couleurs d’équipe
- Tâches : créer de nouvelles tâches en utilisant les champs les plus importants : échéance, début, priorité et le détail : travail total et travail réel
- Différences entre Tâches, Liste des tâches, Barre des tâches et Liste des tâches quotidiennes
- Choisir le bon degré d'importance : Haute, Normale, Faible
- Affecter des tâches aux autres et répondre aux demandes d’affectation envoyées
- Comment bien utiliser les drapeaux de suivi et les rappels des Tâches
- Personnaliser les champs et les affichages de ses tâches
- Contacts : différences entre la liste d’adresses globale et le dossier Contacts
- Créer de nouveaux contacts à partir de courriels reçus
- Faire des suivis à partir de fiches Contacts
Notes Post-it : leur utilité - Comment rédiger des notes
- Comment les classer par catégorie
- Partager des notes avec ses collègues
- Démonstration de l’onglet Fichier et de ses nombreuses fonctionnalités
